Waarom uw bedrijf een betere strategie voor gegevensbeheer moet ontwikkelen.

Traditionele informatiebeheer systemen kunnen in het begin nuttig zijn, maar ze gaan meestal niet zo lang mee. Voordat je het weet, heeft je IT-team moeite om het groeiende aantal losgekoppelde applicaties en gegevensbronnen binnen je organisatie te beheren.

Ze zullen steeds meer tijd besteden aan het bedenken van frustrerende en tijdrovende oplossingen om alles “met elkaar te laten praten”, simpelweg omdat deze oplossingen daar in de eerste plaats nooit echt voor zijn ontworpen.

Het ergste van alles is dat deze verouderde legacy-systemen niet alleen traag zijn, ze zijn vaak afhankelijk van handmatige gegevensinvoer en processen die het bedrijf veel meer geld kunnen kosten dan je denkt. Dit alles kost waardevolle tijd en centen die beter besteed zijn aan het innoveren van de IT omgeving, dit kost op lange termijn veel minder.

Volgens een recent onderzoek van Snaplogic (2020) zegt ongeveer 83% van alle organisaties dat ze niet “volledig tevreden” zijn, noch met de prestaties noch met de resultaten van hun huidige inzet op het gebied van gegevensbeheer. Maar liefst 89% van de besluitvormers binnen deze bedrijven zegt dat het gebrek aan integratie tussen applicaties, en de data-silo’s die ze creëren, hen absoluut tegenhoudt. Maar als je bedenkt dat uit hetzelfde onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld meer dan €1 miljoen per jaar verliezen als gevolg van slecht gegevensbeheer, is het gemakkelijk in te zien waarom het zo belangrijk is om dit probleem aan te pakken.

Een betere strategie voor gegevensbeheer bouwen

In de kern is gegevensbeheer precies zoals het klinkt: de processen die je gebruikt om gegevens zo efficiënt en kosteneffectief mogelijk te creëren, verzamelen, opslaan en beveiligen. Het is iets dat de afgelopen jaren bijzonder belangrijk is geworden, aangezien steeds meer bedrijven zich richten op immateriële activa zoals data om waarde te genereren voor hun bedrijven. Met de komst van Artificial Intelligence en Machine Learning wordt data alsmaar belangrijker.

Een van de redenen waarom een ​​effectieve strategie voor gegevensbeheer zo belangrijk is, is omdat het beschikbaar stellen van belangrijke gegevens, zowel wat betreft de manier waarop ze toegankelijk zijn als het gemak waarmee ze kunnen worden ontdekt, een essentieel onderdeel is van je concurrentievoordeel op de markt. Als informatie vrij door de onderneming kan bewegen, betekent dit dat de mensen die het nodig hebben om hun werk te doen, het ook hebben. Hierdoor kunnen ze betere beslissingen nemen op basis van de soorten inzichten die in die gegevens zijn vervat.

Dit is het afgelopen jaar vooral belangrijk geworden, gezien alles wat er momenteel in de wereld gebeurt met de COVID-19-pandemie. In maart 2020 werkten de meeste medewerkers ineens vanuit huis. Zonder een soort van data management strategie is het een zware strijd om al die informatie bij al deze ongelijksoortige mensen te krijgen. Maar met de juiste strategie (en de juiste technologie in het kern van die strategie), zijn je medewerkers vrij om thuis net zo productief te zijn als op kantoor.

Natuurlijk zijn gegevensbeveiliging en gegevensbeheer ook enorm belangrijk voor een effectieve strategie voor gegevensbeheer. De juiste benadering van gegevensbeheer kan bijvoorbeeld helpen bij het verbeteren van het vermogen van een bedrijf om informatie te classificeren. Dit is iets dat enorm nuttig is vanuit zowel het oogpunt van beveiliging als risicobeheer. Alle relevante gegevens kunnen worden geclassificeerd met nauwkeurige indelingen en toegangsbeleid, zodat opnieuw wordt gegarandeerd dat informatie in handen kan komen van de mensen die het nodig hebben zonder zich zorgen te hoeven maken dat die informatie in verkeerde handen valt.

Waar begin je?

Dit soort oplossingen zijn ook van cruciaal belang voor het afdwingen van het juiste beschermingsniveau op basis van het type verzamelde gegevens. Dit alles stelt organisaties in een betere positie om waarde uit die gegevens te halen.

Over het algemeen zijn de belangrijkste elementen van jouw data management strategie de manieren waarop je informatie verzamelt, informatie voorbereidt, informatie opslaat en informatie over de hele linie verspreid. Het zou een verantwoordelijkheid moeten zijn die binnen de onderneming wordt gedeeld door IEDEREEN die de gegevens op enig moment aanraakt. Het is duidelijk dat de daadwerkelijke stappen die je neemt om gegevensbronnen te identificeren, de gegevens te analyseren, op een gestructureerde manier op te slaan en meer, variëren, omdat het bedrijf uniek is op zichzelf. Maar dit zijn nog steeds ontzettend belangrijke stappen om te nemen, vooral gezien het feit dat de enorme hoeveelheid gegevens waarmee je te maken hebt alleen maar zal toenemen naarmate de tijd verstrijkt. 

Met M-Files creëer je een toekomstbestendig systeem om informatie en documenten te beheren. M-Files document management verhoogt bedrijfsprestaties door je medewerkers te helpen om informatie sneller te vinden en effectiever te gebruiken. Door de krachtige integraties met onder andere Office 365, CRM en ERP vindt je de juiste informatie op het juiste moment.