Digitaal archief / DMS

Bespaar kostbare tijd met Document Management.

 

We besteden gemiddeld twee uren per dag aan het zoeken naar informatie. Dit betreft vooral de ongestructureerde informatie zoals die in email, de Windows verkenner en in papieren archieven is opgeslagen. Het lastige daarbij is vooral dat informatie vaak niet op de plek staat waar men verwacht dat het zou moeten staan. Als het document zelf gevonden is, is het zoeken in het document ook nog tijdrovend.

Hoe werkt Document Management?

 

Een document management systeem is geschikt om allerlei documentsoorten in op te slaan. De documentstromen kunnen al dan niet automatisch worden opgevangen en in het juiste archief worden gezet.

 

Alle documenten/bestanden kunnen van zelf in te stellen kenmerken worden voorzien. Bijvoorbeeld leverancier, factuurnummer en datum bij facturen of BSN, achternaam en datum in dienst bij PZ-dossiers. Daarnaast wordt alle tekst in de documenten geïndexeerd. Dit betekent dat er in de tekst van documenten gezocht kan worden naar trefwoorden. Een soort Google voor het eigen achief!

 

Door de indexering kunnen documenten razendsnel (enkele seconden) worden teruggevonden aan de hand van hun kenmerken of trefwoorden in de tekst. Via de ingebouwde viewer kunnen documenten direct worden bekeken zonder eerst de juiste applicatie te starten. Dit scheelt ook veel tijd. Als het juiste document is gevonden dan kan dit worden geopend (kopie uit archief), geprint of doorgestuurd naar anderen.

 

Een document management systeem biedt uitgebreide instellingen op het gebied van gebruikersrechten en toegang tot archieven en documenten. Een DMS is veel veiliger dan de Windows mappenstructuur.

Uw voordelen

Bespaar tot 4 uur per user per week.

Verdien uw investering al na 3 maanden terug.

Papieren documenten hoeven niet meer bewaard te worden.

Verlaag het risico op verlies van uw documenten.

Betere beveiliging van uw informatie.

Product

OpenText Alchemy

 

OpenText Alchemy biedt u volwaardige functionaliteit om uw documenten, afbeeldingen, video’s etc. veilig en eenvoudig te archiveren.

 

Documenten kunnen aan de hand van in te stellen kenmerken (bijvoorbeeld opdrachtnummer, klantnaam en soort document) vervolgens snel worden teruggevonden. Ook kan in de volledige tekst van documenten gezocht worden.

 

Benieuwd naar de voordelen en hoe Alchemy uw organisatie kan helpen?

Lees meer
Product

Contentverse DMS

 

Een van de belangrijkste voordelen van Contentverse is het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van de workflow. Contentverse biedt gebruikers de mogelijkheid om specifieke documenten gemakkelijk op te halen.

 

Als een gebruiker de volledige naam van een bestand niet kan herinneren, vindt de software het volledige bestand terug met slechts een aantal letters in het bestandsnaam.

 

 

Benieuwd naar alle voordelen en hoe Contentverse uw organisatie kan helpen?

Lees meer