De zes redenen voor document management

ECMsolutions > Blog  > De zes redenen voor document management

De zes redenen voor document management

Bedrijven gaan massaal over op digitale archivering. Weg met al dat papier! Toch is het een hele stap, die met zorg moet worden genomen. Twijfel je nog? Vraag je je af of het de moeite waard is? Misschien helpen de onderstaande zes punten bij de besluitvorming.

 

1. Snel terugverdiend

Je medewerkers zijn nu gemiddeld een uur per dag kwijt aan het zoeken naar informatie. Dat is behalve irritant ook kostbaar. Met de slimme indexatie van een documentmanagementsysteem (DMS) zijn bestanden in een handomdraai gevonden én razendsnel doorzoekbaar. Je kunt als het ware googelen in alle bestanden en mails. De kosten van de overstap naar een DMS zijn dus snel terugverdiend.

 

2. Informatie eenvoudiger en beter beveiligen

Elke beveiliging is zo sterk als de zwakste schakel. Dat geldt voor een DMS net zo goed als voor een kast vol kartonnen mappen. Een digitaal archief is wel een stuk gemakkelijker en beter te beveiligen dan de papieren versie. Stel je de gebruikersrechten en toegangsrechten goed in, dan is je informatie verreweg het veiligst in een DMS.

 

3. Geen dataverlies

Een crash, verlies of diefstal van een harde schijf: het kan iedereen overkomen. Gaat het om zakelijke data waarvan geen back-up is gemaakt, dan is het echt een doffe ellende. Uit het Global Cyber Impact Report (2015) blijkt dat 80% van alle organisaties deze digitale risico’s niet afdekt met een verzekering, terwijl de kosten in de EMEA worden geschat op ruim 600 miljoen euro. Afgezien van de verzekering is dataverlies een belangrijke reden om een DMS te gaan gebruiken.

 

4. Altijd de laatste versie

Meerdere collega’s die aan documenten werken zijn een bron van ergernis. Het is maar zelden duidelijk of je aan de laatste versie sleutelt. Sowieso is het niet prettig werken met documenten die via de e-mail worden verstuurd. Alleen al het openen, bewerken, opslaan en versturen is een aantal handelingen te veel. Met een DMS is versiebeheer een gegeven. Iedereen werkt altijd met de laatste versie. Zo gaat samenwerken veel sneller, beter en soepeler.

 

5. Wettelijke bewaartermijnen instellen

Ook voor digitale bestanden gelden wettelijke bewaartermijnen, die kunnen variëren per documentsoort of sector. Een handig overzicht vind je hier. Dit is iets waar je als organisatie rekening mee moet houden. In een DMS kun je de termijnen gemakkelijk instellen. Weer een zorg minder!

 

6. Weten wie – wat – wanneer heeft gedaan

Soms is het belangrijk om te kunnen zien wie verantwoordelijk is voor een bepaalde gebeurtenis. Met een DMS kun je exact nagaan wie wat heeft gedaan en wanneer. Natuurlijk hoop je dat het nooit nodig zal zijn, maar als de nood aan de man komt, zullen de auditingmogelijkheden van een document management systeem zeer welkom zijn.

 

Een documentmanagementsysteem kan op diverse manieren worden uitgerold. In de cloud, on premise en in de hybride cloud (een combinatie van de eerste twee).