Uitgelegd. Cloud Fax vs. traditionele Fax Server anno 2022.

Fax is nog steeds in verschillende sectoren een vertrouwd en integraal onderdeel van bedrijfsprocessen. Als een bewezen en gestandaardiseerde technologie is fax eenvoudig in gebruik, kan in nagenoeg elk systeemlandschap geïntegreerd worden en ook een zeer veilig communicatieprotocol. Fax is veilig en immuun voor virussen en kan worden getraceerd vanaf het moment van verzenden tot het moment van aflevering.

De traditionele faxserver is inmiddels ruim ingehaald door cloud fax. Door de All-IP trend migreren steeds meer organisaties van hun traditionele ISDN-lijnen naar FoIP (Fax-over-IP). De IP-trend was natuurlijk al enige tijd gaande maar is in een stroomversnelling gekomen omdat de ondersteuning voor ISDN rap wordt afgebouwd.

In een eerdere blog hebben wij meer aandacht besteed aan cloud fax. In dit artikel hebben we aandacht voor de verschillende voordelen zodat ook jouw organisatie kan overstappen naar cloud fax.

Mobiliteit

Een fysiek faxapparaat is en staat op een gebonden specifieke locatie. Met Cloudfax kan je vrijwel vanaf ieder apparaat met toegang tot het internet een fax-document versturen.

Volledige toegang tot een fax-archief

Op een fysieke faxapparaat wordt er geen automatisch archief opgebouwd van alle verzonden documenten. Met Cloudfax is dit wel mogelijk, hierin kan onderscheid worden gemaakt door middel van retentie periodes.

Automatisering & Integraties

Cloudfax biedt meer mogelijkheden voor wat betreft automatisering. Het is mogelijk om automatische tekstherkenning te implementeren (OCR). Daarnaast zijn integraties mogelijk met verschillende back-end applicaties zoals ERP, EDI en CRM systemen maar ook via E-Mail en MFP’s. Daarbij is Cloudfax makkelijk te implementeren door middel van een doorschakeling naar de online cloudfax nummers.

Privacy, Wetgeving & Encryptie

Met Cloudfax is je organisatie beter in staat om aan verschillende privacywetgeving te voldoen.Ook zijn er verschillende mogelijkheden om bestanden versleuteld te versturen. De datacenters zijn volledig compliant met de meest recente certificeringen (ISO27001, & SOC2).

Cyberbeveiliging

Faxen worden afgedrukt wanneer ze worden ontvangen en opgeslagen als fysieke documenten. Dit is gevoelig voor fraude i.v.m. fysieke documenten welke ook voor ongeautoriseerde personen toegankelijk zijn. Cloudfax daarentegen is een cloud gebaseerde hightech-oplossing die gepaard gaat met een zeker niveau van beveiligingselementen zoals hierboven genoemd.

Downtime

Bij cloudfax hebben we gegarandeerde aflevering i.v.m. meerdere providers welke FoIP ondersteunen. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een provider zoals bij Faxservers en Faxapparaten het geval is. De uptime kan worden gegarandeerd d.m.v. meerdere datacenters op strategische geplaatste locaties binnen Europa.

Het kostenplaatje

Cloudfax biedt de mogelijkheid om operationele kosten te verlagen vanwege het uitfaseren van Faxapparaten/Faxserver(s). Er zijn geen kosten meer voor wat betreft onderhoud op de huidige Faxserver(s). Cloudfax hanteert een pay per use model, dus het daadwerkelijke verbruik wordt doorbelast. Ook zijn er geen operationele kosten meer qua provider (kosten ISDN/Analoge lijnen).