Artificial Intelligence (AI) binnen documentbeheer
Jordy
Of je er nu van bewust bent of niet, Artificial Intelligence (AI) is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Denk bijvoorbeeld aan de gepersonaliseerde afspeellijsten op Spotify of de ‘Aanbevolen voor jou’ lijst op Netflix. Beide van deze diensten gebruiken de intelligentie om een selectie te maken die specifiek is afgestemd op het gedrag van de gebruiker. Daarnaast is Artificial Intelligence bij uitstek geschikt voor intelligent documentbeheer: de manier waarop we informatie bewerken, opslaan, vinden en delen.
“Bijna negen van de tien (86%) kantoormedewerkers zegt moeite te hebben met het vinden van de juiste informatie die zij nodig hebben om hun taken te vervullen”
Veel organisaties hanteren nog steeds de traditionele manier om documenten te categoriseren. Als eerste geef je een ‘documentnaam’ mee en vervolgens plaats je het bestand in een netwerkmap die als het goed is overeenkomt met de context van het desbetreffende bestand. De grote uitdaging hierin is dat werknemers onderling verschillend kunnen denken en handelen waardoor er bij het benoemen en categoriseren van bestanden meerdere versies kunnen ontstaan.
Waar slaan medewerkers informatie op?
Er kunnen verschillende redenen zijn om een bestand op te slaan in meerdere mappen en locaties. In een traditionele mappenstructuur kan een factuur in verschillende mappen worden geplaatst. Denk bijvoorbeeld aan een map voor verkoopdocumenten, een map voor de klant, een specifieke factuurmap of verschillende andere locaties. Hoe vindt iedereen snel en eenvoudig de juiste factuur en bijbehorende informatie dan op het moment dat ze het nodig hebben?.
M-Files liet onlangs binnen 1500 organisaties onderzoeken hoe medewerkers omgaan met documenten en informatie. Zo kwam er onder andere naar voren dat bijna negen van de tien (86%) kantoormedewerkers moeite heeft met het vinden van de juiste informatie. Daarnaast maakt bijna 83% procent van de kantoormedewerkers veelal een document opnieuw aan omdat zij het juiste document niet kunnen vinden in het gebruikte systeem.
Efficiënt documentbeheer met Artificial Intelligence (AI)
De reden waarom DMS tegenwoordig gebruik maakt van AI zijn de nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken. Denk bijvoorbeeld de automatische classificatie en het razend snel kunnen ophalen en verwerken van gegevens. AI kan een document ‘lezen’ en op basis van eerdere acties bij vergelijkbare documenten nieuwe eigenschappen voorstellen. Op deze manier is de gebruiker beter in staat om sneller en preciezer te vinden naar wat hij/zij zoekt. We hebben de voordelen van Artificial Intelligence binnen documentbeheer op een rijtje gezet:
- Automatiseer documentenclassificatie
Als eerste ‘leest’ slimme technologie het document en classificeert alle informatie op een intelligente manier. Zo maak je het documentbeheerproces minder foutgevoelig en geautomatiseerd. - Data-extractie
Daarnaast kan een systeem dat gebruik maakt van AI de extractie van gegevens naar een hoger niveau tillen. Dit komt doordat de context en informatie nauwkeuriger wordt gelezen - Documentclustering
Ook kan je met AI documenten eenvoudig segmenteren op gemeenschappelijke thema’s, velden of onderwerpen. Dit helpt organisaties om verbanden tussen documenten te herkennen en hieruit conclusies te trekken dat anders niet mogelijk zou zijn. - Geavanceerde beveiliging
Als laatste verbeter je de beveiliging en bescherming van klantgegevens met een DMS gebaseerd op AI. Technologie kan gevoelige en persoonlijke informatie detecteren en dergelijke documenten markeren voor speciale behandeling. Automatische classificatie en verwerking betekenen ook dat dergelijke documenten niet zomaar opgeslagen kunnen worden op een onbeveiligde bestandslocatie.
Artificial Intelligence met M-Files en ECMsolutions
M-Files DMS is het enige intelligent informatiemanagement platform dat content organiseert op basis van wat iets is, in plaats van waar het is opgeslagen. Met M-Files is het zelfs mogelijk om te koppelen met bestaande netwerkfolders en ERP/CRM-applicaties en deze met ingebouwde AI slimmer te maken, waardoor informatie automatisch gecategoriseerd en beveiligd kan worden.
M-Files integreert ABBYY-technologie om de manier waarop informatie wordt gecategoriseerd verder te vereenvoudigen en te verbeteren. ABBYY maakt gebruikt van Artificial Intelligence om tekst in context te kunnen begrijpen.
Benieuwd hoe het werkt? Meld je aan voor een (online) M-Files demo bij ECMsolutions. Ontdek ten slotte hoe Artificial Intelligence bijdraagt aan effectiever informatiebeheer binnen jouw organisatie.
